概要

本記事では、kintone上の予算と実績を自動で集計する予実管理の自動化ワークフローの構築方法を解説します。

多くの現場では、kintoneに蓄積されたデータを一度CSVで書き出し、ExcelでVLOOKUPやピボットテーブルを駆使して予実管理表を作成しています。本ワークフローを導入することで、TROCCOとGoogle BigQueryがその作業を代行。ユーザーはkintoneのダッシュボードを開くだけで、最新の達成率を把握できるようになります。

ワークフロー導入の主なメリット

• 集計作業の自動化
  決まったスケジュールでワークフローが自動実行され、最新のデータが予実管理に反映されます。これにより、CSVの書き出しやExcelでの手集計が不要になります。

• kintoneの「入力のしやすさ」をそのまま活用
  現場のユーザーは、kintoneに受注情報を入力するだけ。集計のために複雑な入力ルールは必要ありません。

• データの鮮度と経営判断を直結
  BigQueryで計算された最新の達成率がkintoneに自動的に反映されるため、マネージャーはkintoneを開くだけで、常に最新の状況を確認できます。

ワークフロー実装のポイント

• 必要な環境：

  • kintoneアプリ（目標管理、受注管理、予実管理）

  • Google BigQueryのテーブル（目標管理、受注管理、予実管理）
    ※本記事ではBigQueryを前提としていますが、他のDWHでも実装可能です。

• 連携キーの設計：

  • 予実管理アプリのデータを更新するために、「部署コード＋年月」を組み合わせた連携キー（例：CODE_202602）を生成します。これにより、データの二重登録を防ぎ、データ更新の自動化を実現します。

• 使用するTROCCOの機能：

  • データ転送：kintoneとBigQuery間のデータの転送に使用

  • データマート：BigQuery上でデータの集計を行うために使用

  • ワークフロー：データ転送とデータマートの実行順序の制御に使用

ワークフローの設定手順

STEP 1：kintoneアプリの準備

以下の3つのアプリを作成し、フィールドコードを設定します。

①目標管理アプリ（予算）
各部署の売上目標を入力するアプリです。

②受注管理アプリ（実績）
営業担当者が日々の受注結果を入力するアプリです。

③予実管理アプリ
月ごとの実績を格納するアプリです。TROCCO経由でBigQueryで計算した結果を出力します。

STEP 2：kintoneからBigQueryへのデータ転送設定

転送設定を2つ作成し、kintoneに蓄積された予算と実績のデータをBigQueryのそれぞれのテーブルにデータ転送します。

• kintone: 目標管理アプリ -> BigQuery: 目標管理のテーブル（例：raw_plan）

• kintone: 受注管理アプリ -> BigQuery: 受注管理のテーブル（例：raw_results）

転送設定作成のポイント：

• STEP1の転送元kintoneの設定のフィールド
  未設定のままSTEP2に進み自動データ設定を実行しますと、自動的に取得可能なフィールドが設定されます。転送が不要なフィールドがある場合は、STEP1に戻りフィールドを削除し、再度自動データ設定を実行することで、効率よくフィールドを設定することができます。

• STEP1の転送先Google BigQueryの設定の転送モード
  kintoneから全レコードを転送し最新のデータをテーブルに同期するため、「全件洗い替え (REPLACE)」を設定します。

• STEP2のカラム定義
  自動的に定義されたカラム定義の場合、$idと$revisionというカラムが存在します。 $から始めるカラムはBigQueryに作成できないため、カラム名の修正が必要です。転送が不要な場合はカラムの削除します。

転送設定を作成後は、次のSTEPでデータマート定義を作成するため、データ転送を実行してデータを転送したテーブルを作成します。

STEP 3：データマート（SQL）による集計定義

WITH actual_summary AS (
  -- 受注実績を月単位かつ部署コード別に集計
  SELECT
    DATE_TRUNC(CAST(sales_date AS DATE), MONTH) AS target_month,
    dept_code,
    SUM(amount) AS actual_amount
  FROM
    `your_project.your_dataset.raw_results`
  GROUP BY 
    1, 2
)

SELECT
  -- 予算データをベースに、実績データを紐付け
  CAST(b.target_month AS DATE) AS target_date,
  b.dept_code,
  b.department,
  b.budget_amount,
  COALESCE(a.actual_amount, 0) AS actual_amount,
  
  -- 達成率の計算（0除算エラーを回避）
  ROUND(SAFE_DIVIDE(COALESCE(a.actual_amount, 0), b.budget_amount) * 100, 1) AS achievement_rate,

  -- kintoneへの書き戻し用キーを生成（部署コード_年月）
  CONCAT(b.dept_code, '_', FORMAT_DATE('%Y%m', CAST(b.target_month AS DATE))) AS unique_key

FROM
  `your_project.your_dataset.raw_plan` AS b
LEFT JOIN
  actual_summary AS a
ON
  CAST(b.target_month AS DATE) = a.target_month
  AND b.dept_code = a.dept_code

サンプルクエリのポイント：

• LEFT JOIN 
  まだ受注がない部署も目標管理のデータを残すためにLEFT JOINを行います。

• COALESCE関数 
  受注がない（NULL）場合に 0 とみなした数値をkintoneへ戻します。

• target_dateの生成 
  月別の集計の基準となる対象月の日付です。DATE型のカラムに各月の1日（例：2026-02-01）を設定します。

• unique_keyの生成 
  部署コードと年月を使って連携キーを作成します（例：CODE_202602）。連携キーを使って、次のSTEPでkintone上の更新先のレコードを特定します。

データマート定義を作成後は、次のSTEPで転送設定を作成するため、データマートを実行してテーブルを作成します。

STEP 4：BigQueryから予実管理アプリ（kintone）へのデータ転送

データマートで計算された最新の集計値を、kintoneの予実管理アプリへ書き戻します。

転送設定作成のポイント：

• STEP1の転送先kintoneの設定の転送モード
  転送モードはupsertを選択し、アップデートキーにはunique_keyを設定します。これにより、転送先のunique_keyを参照し、すでに同じ連携キーがある場合はレコードを上書き、ない場合は新規にレコードを挿入します。

• STEP2のカラム定義の設定
  target_monthのデータ型がtimestamp型に設定されていると、2026-02-01 00:00:00 UTCのような形式のデータとなり、日付の項目に転送できません。データ型をstring型に変更することで、2026-02-01の形式のデータになります。データ型の変更後は、「変更をプレビュー」を実施してデータをご確認ください。

STEP 5：ワークフローによる自動化の設定

これまでに作成したTROCCOの3つの工程を、ワークフロー機能で一つの処理としてまとめます。これにより、ワークフローの実行のみで一連のデータの処理を制御することができます。

ワークフローの作成手順：

1. TROCCO転送ジョブの追加
   STEP2で作成した転送設定を追加し、STARTからそれぞれのタスクに接続します。

2. TROCCOデータマートジョブの追加
   STEP3で作成したデータマート定義を追加し、手順「1.」で配置したタスクから接続します。

3. TROCCO転送ジョブの追加
   STEP4で作成した転送設定を追加し、手順「2.」で配置したタスクから接続します。

ワークフロー作成のポイント：

• ワークフロー全体設定
  タスク同時実行上限数を2に設定することで、2つあるkintoneからBigQueryへの転送ジョブタスクを並行して処理できます。これにより、ワークフロー全体の処理時間の短縮できます。

• スケジュール設定
  スケジュールを設定することで、定期的にワークフローを実行することができます。例えば、毎週日曜日に実行するように設定することで、週明けの月曜日には最新の予実管理のデータを参照することができます。